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Recruitingprozess
Soll-Ablauf.
14 klar definierte Schritte — mit eindeutigen Verantwortlichkeiten,
Beteiligten und verbindlichen Rückmeldefristen für Fachabteilung und HR.
Verbindliches Prozessdokument
Recruiting Soll-Prozess · v1.0
Der Prozess auf einen Blick.
Sechs Phasen führen von der Bedarfsanmeldung bis zum verbindlichen Angebot. Jeder Schritt hat eindeutige Verantwortliche, Beteiligte und eine verbindliche Rückmeldefrist.
Bedarf & Freigabe
- 01Bedarfsanmeldung
- 02Hiring Request & Freigabe
- 03Veröffentlichung
Intake & Screening
- 04Recruiting Intake
- 05Screening durch HR
HR-Interview
- 06Erstes Online Interview
- 07HR-Gesprächssummary
- 08Feedback Hiring Manager
Fachinterview
- 09Zweites Online Interview
- 10Feedback Fachabteilung
Persönliches & Entscheidung
- 11Gespräch vor Ort
- 12Entscheidung danach
Praxis & Angebot
- 13Optional: Praxisaufgabe
- 14Finale Entscheidung & Angebot
Bedarfsanmeldung der Vakanz.
Die Fachabteilung meldet die vakante Position bei HR an und übermittelt die ausführliche Stellenbeschreibung sowie alle erforderlichen Informationen für den weiteren Freigabeprozess.
Initiator der Bedarfsanmeldung; liefert Stellenbeschreibung und Kontext.
Empfänger und erste Plausibilitätsprüfung der Anmeldung.
Startet den Prozess. Keine Wartefrist — Anmeldung bei Bedarf.
Erforderliche Inhalte der Anmeldung
- Vollständige, ausführliche Stellenbeschreibung
- Hintergrund & Begründung der Vakanz (Neu / Nachbesetzung)
- Standort & Startzeitpunkt
- Berichtslinie und Team-Kontext
- Budgetrahmen / Gehaltsspanne
- Alle weiteren Infos für den Freigabeprozess
Hiring Request & formale Freigabe.
Auf Basis der Stellenanmeldung wird der Hiring Request erstellt und der bestehende Freigabeprozess angestoßen. Die finale Freigabe erfolgt gemäß internem Prozess — inklusive Freigabe durch die Geschäftsführung.
HR begleitet den Prozess.
Freigabe gemäß internem Eskalationsprozess.
Bearbeitung läuft entlang des etablierten Hiring-Request-Workflows.
Voraussetzungen für die Freigabe
- Vollständig ausgefüllter Hiring Request
- Verifizierte Budget- & Headcount-Information
- Freigabe durch alle internen Stakeholder
- Finale Freigabe durch die Geschäftsführung
Veröffentlichung der Stelle.
Nach erteilter Freigabe veröffentlicht HR die Stelle auf den vorgesehenen Kanälen. Damit beginnt offiziell die aktive Recruiting-Phase.
Operative Umsetzung der Veröffentlichung über alle Kanäle.
Kurzes Review auf inhaltliche Richtigkeit vor Live-Schaltung.
Veröffentlichung zeitnah nach erteilter Freigabe.
Vorgesehene Kanäle
- Eigene Karriereseite Parfumdreams & NICHE BEAUTY
- Relevante Jobbörsen (Indeed, Stepstone & weitere)
- LinkedIn / XING
- Bei Bedarf: spezifische Branchenplattformen
Recruiting Intake mit Hiring Manager.
Strukturiertes Intake-Gespräch zwischen HR und Hiring Manager. Ziel: die vorliegende Stellenbeschreibung in konkrete Auswahlkriterien für Screening und Erstinterview überführen.
Moderiert das Intake und dokumentiert das geschärfte Profil.
Liefert fachliche Schärfung und finale Auswahlkriterien.
Spätestens parallel zu den ersten eingehenden Bewerbungen.
Im Intake werden geschärft
- Hintergrund und Ziel der Rolle
- Wichtigste Aufgaben und Prioritäten
- Muss-Kriterien, Soll-Kriterien, trainierbare Punkte
- Red Flags und Dealbreaker
- Was HR im Erstinterview prüfen soll
- Konkrete Interviewfragen
- Prozessparameter: Standort, Gehalt, Start, nächste Schritte
- Finale Entscheider
Screening durch HR.
HR prüft alle eingehenden Bewerbungen anhand der Stellenbeschreibung und des im Intake geschärften Profils — und identifiziert Kandidat:innen für das erste Online-Interview.
Erste Sichtung & Vorauswahl auf Basis Muss- und Soll-Kriterien.
Bei Grenzfällen: kurze Rücksprache zur Profilbewertung.
Idealerweise innerhalb von 3 Werktagen nach Bewerbungseingang.
Output des Screenings
- Klare Einordnung jeder Bewerbung: Interview / Pool / Absage
- Direkte Einladung passender Profile zum HR-Interview
- Zeitnahe Empfangsbestätigung & Absage als Standard
- Sauber dokumentierte Entscheidung im Bewerbertool
Erstes Online-Interview mit HR.
HR führt das erste Interview. Ziel: Klärung von grundsätzlicher Passung, Rahmenbedingungen und erster fachlicher Einordnung — kompakt und strukturiert.
Führt Gespräch eigenständig anhand des Intake-Profils.
Online · Fokus auf Passung, Rahmenbedingungen, Motivation.
Übergang in Schritt 07 (Summary) ohne zusätzliche Wartefrist.
Inhalte des HR-Interviews
- Grundsätzliche Passung zur Rolle & Unternehmen
- Motivation und Wechselgründe
- Erste fachliche Einordnung
- Rahmenbedingungen (Standort, Gehalt, Start)
- Prüfung der HR-Fragen aus dem Intake
- Transparenz zum weiteren Prozess
HR-Gesprächssummary & Übergabe.
Direkt nach dem Gespräch erstellt HR eine strukturierte Summary und leitet diese zusammen mit dem CV an den Hiring Manager weiter — als Entscheidungsgrundlage für den nächsten Schritt.
Erstellt Summary & übergibt mit CV strukturiert weiter.
Bekommt Summary + CV als Entscheidungspaket.
Spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Interview.
Bestandteile der HR-Summary
- Strukturierte Bewertung anhand Muss- und Soll-Kriterien
- Einschätzung zur Passung & Motivation
- Rahmenbedingungen (Gehalt, Start, Standort)
- Klare Empfehlung von HR an Hiring Manager
- Aktualisierter CV als Anhang
- Ggf. offene Punkte für Folgeinterview
Feedback durch Hiring Manager.
Der Hiring Manager gibt auf Basis von CV und HR-Summary verbindlich Feedback — und triggert damit Schritt 09 oder eine Absage.
Trifft Entscheidung: Fachinterview, Pool oder Absage.
Empfängt Feedback und steuert nächsten Prozessschritt.
Nach Erhalt von CV und HR-Summary.
Mögliche Entscheidungen
- Weiter in Schritt 09 (Fachinterview)
- Pool für später (mit Begründung)
- Absage (mit Begründung für Bewerberkorrespondenz)
- Rückfrage an HR vor Entscheidung
Zweites Online-Interview mit Fachabteilung.
Bei positiver Rückmeldung erfolgt das zweite Gespräch mit dem Hiring Manager bzw. der Fachabteilung. HR nimmt optional teil — abhängig von Rolle und Erfahrung der Fachabteilung.
Führt das fachliche Tiefeninterview.
Terminierung; Teilnahme je nach Rolle & Erfahrung.
Online · fachliche Tiefe und Team-Fit.
Schwerpunkte des Fachinterviews
- Fachliche Tiefe entlang Aufgaben & Prioritäten
- Methodische Herangehensweise & Erfahrung
- Team-Fit & Zusammenarbeit
- Klärung offener Punkte aus HR-Interview
Feedback der Fachabteilung.
Die Fachabteilung entscheidet verbindlich, ob es mit einem persönlichen Gespräch, einer Praxisaufgabe oder einer Absage weitergeht.
Trifft Entscheidung über nächsten Schritt.
Steuert Terminierung & Bewerberkommunikation.
Nach Abschluss des Fachinterviews.
Mögliche Entscheidungen
- Weiter zum persönlichen Gespräch vor Ort
- Praxisaufgabe / Case Study ansetzen
- Absage mit klarer Begründung
- Rückfrage an HR vor Entscheidung
Persönliches Gespräch vor Ort.
Bei positiver Entscheidung folgt das persönliche Gespräch vor Ort. Vorab wird intern abgestimmt, wer teilnimmt und welches Ziel das Gespräch hat.
Definiert Ziel und Teilnehmende.
Terminierung, Kandidat:innen-Reise, On-Site-Logistik.
Termin idealerweise innerhalb von 1 – 2 Wochen.
Vorab interne Abstimmung
- Wer nimmt teil (Hiring Manager, Head, ggf. HR)?
- Welches Ziel hat das Gespräch (Vertiefung, Abgleich, Entscheidung)?
- Welche Themen / Cases werden besprochen?
- Briefing aller Teilnehmenden vorab
Entscheidung nach persönlichem Gespräch.
Innerhalb von 48 Stunden erfolgt eine verbindliche Rückmeldung an Bewerber:in und HR — entweder direkt oder mit transparenter Information, bis wann eine finale Rückmeldung erfolgt.
Ggf. mit Head / Director, begleitet von HR.
Eskalationsebene je nach Rolle.
Klare Antwort oder transparente Verlängerung.
Mögliche Rückmeldungen
- Angebot
- Absage mit Begründung
- Weiteres Gespräch
- Praxisaufgabe / Case Study
- Transparente Information, bis wann eine finale Rückmeldung erfolgt
Optional: Praxisaufgabe / Case Study.
Falls sinnvoll, wird eine praxisnahe Aufgabe eingesetzt, um Arbeitsweise, Struktur und fachliche Herangehensweise besser beurteilen zu können. Die bestehende Bewerberkorrespondenz bildet diesen Schritt bereits sauber ab.
Definiert Aufgabe, Bewertungskriterien und Bearbeitungszeit.
Aussteuerung an Bewerber:in über bestehende Korrespondenz.
Bearbeitungszeit & Auswertung individuell & transparent kommuniziert.
Wofür wird die Praxisaufgabe genutzt?
- Bewertung der fachlichen Herangehensweise
- Strukturierung & Priorisierung im Echtfall
- Tatsächliche Arbeitsweise statt Self-Reporting
- Klarheit vor Angebot — vor allem bei Senior-Rollen
Finale Entscheidung & Angebot.
Nach finaler interner Abstimmung erfolgt das Angebot oder die Absage. HR und Hiring Manager arbeiten Hand in Hand — mit klarer Verantwortlichkeit für jede Kommunikation.
Gemeinsam: Angebot oder Absage final aussteuern.
Ggf. zur finalen Freigabe von Konditionen.
Angebot bzw. Absage zeitnah & persönlich kommunizieren.
Bestandteile eines sauberen Angebots
- Schriftliches Angebot mit allen Konditionen
- Persönlicher Anruf durch Hiring Manager oder HR
- Klare Frist für die Rückmeldung der Bewerber:in
- Onboarding-Vorbereitung in HR triggern
Recruiting Soll-Prozess — verbindlich auf einen Blick.
14 Schritte · 6 Phasen · klare Verantwortung & verbindliche Rückmeldefristen für Fachabteilung und HR.
Verbindlichkeit
Dieses Dokument definiert den Soll-Prozess für Recruiting bei Parfumdreams & NICHE BEAUTY. Verbindlich für Hiring Manager, Fachabteilungen und HR. Abweichungen sind aktiv mit HR abzustimmen.
Drei Erfolgsfaktoren
- Klare Verantwortung · jede:r weiß, was zu tun ist
- Verbindliche Rückmeldefristen · keine Bewerbung bleibt unbearbeitet
- Saubere Übergaben · Summaries & Feedback strukturiert dokumentiert